Las empresas deben cumplir con una serie de obligaciones legales de manera periódica, en el contexto colombiano, las empresas están obligadas a renovar anualmente la matrícula mercantil ante las Cámaras de Comercio, declarar y pagar impuestos, cumplir con la regulación laboral y ambiental vigente, entre otras, teniendo en cuenta la actividad que desarrollen. El cumplimiento oportuno de las obligaciones no solo evita sanciones legales y económicas, en el presente artículo relacionadas.
La matrícula mercantil debe actualizarse o renovarse durante los primeros tres meses de cada año. La misma obligación de renovación se aplica a las sucursales, establecimientos de comercio y otros documentos relacionados que deben registrarse.
Llevar a cabo reuniones ordinarias de asamblea al menos una vez al año, dentro de los primeros tres meses. Si no se convoca a esta reunión, los accionistas o asociados deben reunirse automáticamente a las 10:00 a.m. del primer día hábil de abril en las oficinas del domicilio social. Sobre las reuniones de los órganos sociales deberán levantarse un acta que deberá sentarse en el libro de actas debidamente inscrito.
Las sociedades comerciales, sin importar su tamaño o número de activos, debe presentar una copia de sus estados financieros generales, incluyendo las notas y el dictamen, si lo hubiere, en la cámara de comercio de su domicilio principal dentro del mes siguiente a su aprobación. Si la sociedad está obligada a enviar sus estados financieros a la Superintendencia de Sociedades, no será necesario enviarlos a la cámara de comercio de su domicilio principal.
Las empresas que posean activos superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y mantengan bases de datos con información personal tratada en Colombia (como la de trabajadores, proveedores, clientes, visitantes, miembros de junta y accionistas) deben inscribirse o actualizarse en el Registro Nacional de Bases de Datos, (RNBD) gestionado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deben registrarse en el registro mercantil los sitios web y páginas de internet de origen colombiano que operan en línea y que llevan a cabo directamente la actividad económica del empresario, como comercio, finanzas o prestación de servicios.
La inscripción puede realizarse en cualquier momento.
Todas las empresas deben cumplir con lo establecido en la Ley de Protección de Datos por lo cual deben asumir las siguientes responsabilidades:
– Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos, que incluya el tratamiento de datos.
– Implementación de mecanismos y procedimientos para atender consultas y reclamos relacionados con el manejo de datos.
– Adoptar un aviso de privacidad.
Las empresas bajo la vigilancia y control de la Superintendencia de Sociedades que hayan obtenido ingresos o posean activos iguales o superiores a $40.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV) durante el año inmediatamente anterior están obligadas a implementar el SAGRILAFT. Especialmente las empresas de estos sectores Agentes inmobiliarios; Comercialización de metales preciosos; Servicios jurídicos; Servicios contables; Construcción de edificios y obras de ingeniería civil; Servicios de activos virtuales; Sectores de supervisión especial, como los Administradoras de planes de autofinanciamiento comercial. Operadoras de Libranzas. Actividades de mercadeo multinivel. Fondos Ganaderos. Empresas de Factoring.
La empresa que no se encuentre obligada a implementar el SAGRILAFT, pero que tenga ingresos totales, iguales o superiores a 3.000 SMLMV o activos iguales o superiores a 5.000 SMLMV, deben implementar o contar con el conjunto de medidas mínimas.
Las medidas mínimas son: a) Identificar y conocer a los clientes, incluyendo la verificación de su identidad, obtención de información sobre su actividad y perfil de riesgo; b) Reportar operaciones sospechosas a la UIAF, c) conservar registros de las operaciones realizadas durante los últimos 5 años; d) Designar un oficial de cumplimiento que se encargue de implementar el cumplimiento de las medias mínimas; y, e) capacitar al personal de la empresa sobre las medidas mínimas.
Mantener al día las diferentes obligaciones asegura que la empresa se mantenga libre de sanciones.
