GUÍA PRÁCTICA PARA EMPLEADORES SOBRE LOS PRINCIPALES CAMBIOS DE LA REFORMA LABORAL 2025
La Ley 2466 de 2025 introdujo cambios relevantes en la contratación laboral, la jornada de trabajo, los recargos, el procedimiento disciplinario, las licencias remuneradas y las obligaciones de inclusión y no discriminación. Por ello, los empleadores deben revisar sus contratos, reglamentos internos, políticas de gestión humana y esquemas de nómina.
Este nuevo marco legal se sostiene sobre pilares fundamentales que protegen al trabajador: desde garantizar un salario digno y estabilidad laboral, hasta el respeto por el descanso y la capacitación, junto con una serie de novedades que son de obligatorio conocimiento y aplicación del empleador.
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
El empleador deberá actualizar el reglamento interno de trabajo dentro de los doce meses siguientes a la entrada en vigor de la reforma, esto es, el 25 de junio de 2026.
El nuevo reglamento tendrá que ser publicado mediante la fijación de dos copias de carácter legible en dos sitios distintos y a través de medio virtual.
TENGA EN CUENTA: El 25 de junio del presente año 2026 usted deberá tener su reglamento interno de trabajo totalmente actualizado.
TENGA EN CUENTA: Si hubiere varios lugares de trabajo separados, ya no será necesario hacer la fijación de copias físicas en cada uno de ellos, bastará con hacer la publicación del reglamento a través de medio virtual.
CONTRATOS DE TRABAJO
El tipo de contrato de trabajo por regla general será el contrato a término indefinido, así como también podrán celebrarse contratos de trabajo a termino fijo, por obra o labor determinada, o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio, frente a los cuales la reforma trae las siguientes novedades:
- Contrato de trabajo a término fijo: Siempre deberá constar por escrito y no podrá superar un término de 4 años, a este contrato le aplican dos tipos de prorroga:
- Prórroga pactada: Cuando el contrato de trabajo se pacte por un termino inferior a un año, este podrá prorrogarse las veces que las partes estimen conveniente mediante un anexo o un otrosí, pero, la suma del contrato principal junto con sus prorrogas no podrá sobrepasar los 4 años.
- Prórroga automática: Si no se manifiesta la intención de dar por terminado el contrato con una antelación de 30 días, este se entenderá renovado por el termino pactado en el contrato principal o en su prorroga, según sea el caso, sin que pueda superarse el termino de 4 años.
- Contrato de trabajo por obra o labor determinada: Siempre deberá constar por escrito y debe indicarse de forma clara, inequívoca y detallada la obra o labor que se está contratando, adicional el trabajador tendrá que dejar de prestar sus servicios una vez finalice la obra o labor contratado.
TENGA EN CUENTA: Si usted no cumple los requisitos específicos para cada tipo de contrato, se entenderá que se celebró un contrato a termino indefinido desde el inicio de la relación laboral, con las implicaciones legales que eso conllevaría, como por ejemplo que la terminación del contrato se torne injustificada o que se deba recalcular las prestaciones sociales.
PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO
En todas las actuaciones para aplicar sanciones disciplinarias, deberán ser observados los requisitos o formalidades mínimas que integran el debido proceso, omitir este procedimiento dejaría sin efecto la sanción a aplicar, el procedimiento mínimo a aplicar será el siguiente:
- Comunicación formal de la apertura del proceso al trabajador;
- Indicación de los hechos, conductas u omisiones que motivan el proceso el cual deberá ser por escrito;
- El traslado al trabajador de todas y cada una de las pruebas que fundamenten los hechos, conductas u omisiones del proceso;
- La indicación del término durante el cual el trabajador pueda manifestarse frente a los motivos del proceso, controvertir las pruebas y allegar las que considere necesarias para sustentar su defensa el cual en todo caso no podrá ser inferior a cinco días. En de que la defensa del trabajador frente a los hechos, conductas u omisiones que motivaron el proceso sea verbal, se levantará un acta donde se trascriba la versión o descargos rendidos por el trabajador;
- El pronunciamiento definitivo debidamente motivado identificando específicamente las causas o motivos de la decisión;
- De ser el caso, la imposición de una sanción proporcional a los hechos u omisiones que la motivaron;
- La posibilidad del trabajador de impugnar la decisión.
TENGA EN CUENTA: El termino de mínimo 5 días que tendrá el trabajador para manifestarse respecto a los hechos que se le imputan empezará a contar desde que el trabajador reciba la citación junto con las pruebas que fundamentan el inicio de la actuación disciplinaria.
TENGA EN CUENTA: Este procedimiento se aplica exclusivamente para imponer sanciones disciplinarias, no se aplica cuando se pretende dar por finalizado el contrato de trabajo por parte del empleador por la configuración de una de las justas causas establecidas en el artículo 62 del código sustantivo del trabajo, sin embargo, este ultimo escenario requiere que se garantice el derecho a la defensa y al debido proceso al trabajador.
TRABAJO DIURNO Y NOCTURNO
El trabajo diurno ahora será el que se realizará entre las 6:00 am y las 7:00 pm.
El trabajo nocturno ahora será el que se realizará entre las 7:00 pm y las 6:00 am.
TENGA EN CUENTA: Estos nuevos horarios empezaron a regir a partir del 25 de diciembre de 2025.
JORNADA MÁXIMA LEGAL
La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de 8 horas al día y 42 horas a la semana a partir del 15 de julio 2026, mientras llega esa fecha, la jornada máxima es de 44 horas semanales, las cuales podrán distribuirse de 5 a 6 días a la semana, garantizando siempre el día de descanso obligatorio.
TENGA EN CUENTA: A partir del 15 de julio de 2025 la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de 42 horas semanales, lo que implicará que el empleador quede exonerado de conceder el día de la familia.
HORAS EXTRAS
La reforma laboral eliminó el permiso del Ministerio del Trabajo como requisito para poder laborar horas extras, por lo que pasa a ser una facultad plena en cabeza del empleador, sin embargo, se debe tener en cuenta que si se llegase a demostrar que el empleador no paga las horas extras al trabajador corre el riesgo de que el Ministerio del Trabajo le suspensa la facultad de autorizar las horas extras a los trabajadores por un término de 6 meses.
TENGA EN CUENTA: El empleador tiene la responsabilidad de mantener un registro diario de las horas extras de cada trabajador, el cual podrá ser requerido por las autoridades administrativas o judiciales; el no entregar este registro o no poseer uno dará lugar a sanciones por parte del Ministerio del Trabajo que podrán consistir en multas y/o la pérdida de capacidad del empleador de usar el trabajo suplementario
DÍAS DE DESCANSO OBLIGATORIO
Como gran novedad, encontramos la facultad que tiene el empleador y el trabajador para acordar por escrito un día de descanso obligatorio a la semana, sobre el cual recaerá el pago del recargo dominical, lo cual representa una gran ventaja en aquellas actividades que por su naturaleza deban realizarse el domingo, este día de descanso es fijo e inamovible; a falta de pacto expreso se entenderá el domingo como el día de descanso obligatorio.
Tenga en cuenta: A partir del primero de julio de 2026 el valor del recargo por laborar en día de descanso obligatorio se incrementará en un 90% y en julio de 2027 se remunerará con un recargo del 100% sobre el salario ordinario de forma proporcional a las horas efectivamente laboradas.
PERMISOS Y LICENCIAS
El empleador deberá conceder al trabajador y trabajadora las siguientes licencias remuneradas:
- Para el ejercicio del sufragio;
- Para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación;
- Casos de grave calamidad doméstica debidamente comprobada
- Para desempeñar comisiones sindicales inherentes a la organización,
- Para asistir al entierro de sus compañeros, avisando con suficiente anticipación y que el número de asistentes no afecte el desarrollo normal del trabajo,
- Para asistir a citas médicas de urgencia o citas médicas programadas con especialista, informando al empleador con certificado previo.
- Para asistir a las obligaciones escolares como acudiente por requerimiento del centro educativo.
- Para atender citaciones judiciales, administrativas y legales.
TENGA EN CUENTA: Los empleados de empresas privadas y sus empleadores podrán acordar un (1) día de descanso remunerado por cada seis (6) meses de trabajo, en el cual certifiquen el uso de bicicletas como medio de transporte para la llegada y salida del sitio de trabajo.
INCLUSIÓN DE TRABAJADORES EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD
Es del caso resaltar que la reforma laboral estableció para el empleador la carga de implementar ajustes razonables para garantizar el goce y ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad, en igualdad de condiciones con las demás, para la remoción de barreras actitudinales, comunicativas y físicas.
Por lo que, las empresas que cuenten con hasta 500 trabajadores deberán contratar o mantener contratados, según corresponda, al menos dos (2) trabajadores con discapacidad por cada 100 trabajadores. A partir de 501 trabajadores en adelante, deberán contratar o mantener contratados, según corresponda, al menos un (1) trabajador con discapacidad adicional por cada tramo de 100 trabajadores. Esta obligación aplicará sobre el total de trabajadores de carácter permanente.
Las personas con discapacidad deberán contar con la certificación expedida conforme a las disposiciones del Ministerio de Salud y Protección Social[1]y en aquellos cargos y sectores de la economía dónde no sea posible contratar personas en estado de discapacidad o invalidez, deberá informarse dicha situación al Ministerio del Trabajo.
TENGA EN CUENTA: A partir del 25 de junio del presente año las cifras indicadas en cuanto a inclusión de trabajadores en situación de discapacidad serán de obligatorio cumplimiento.
ELIMINACIÓN DE VIOLENCIA, ACOSO Y DISCRIMINACIÓN EN EL TRABAJO
La normatividad colombiana faculta al empleador a exigirle al trabajador el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, sin que ello implique que este pueda afectar el honor, la dignidad y los derechos mínimos del trabajador o trabajadora.
Por lo tanto, la reforma añade al trabajador las siguientes prohibiciones respecto de los trabajadores:
- Discriminar a las mujeres y las personas con identidades de género diversas con ocasión de aspectos de su vida personal que no estén relacionados o influyan en su ejercicio laboral.
- Incurrir en prácticas y conductas que promuevan el racismo y la xenofobia.
- Cualquier forma de discriminación debido a la ideología política, étnica, credo religioso, en el ámbito del trabajo.
- Generar, inducir o promover prácticas discriminatorias hacia las personas trabajadoras que se identifiquen con otros géneros no binarios y diversas sexualidades.
- Exigir a la persona en embarazo ejecutar tareas que requieran esfuerzos físicos que puedan producir el aborto o impedir el desarrollo normal del feto.
- Discriminar a personas trabajadoras víctimas de violencias basadas en género por causas asociadas a estas circunstancias.
- Despedir o presionar la renuncia de las personas trabajadoras por razones de carácter religioso, político, racial y/o étnico.
- Limitar o presionar en cualquier forma a las personas trabajadoras para dejar el ejercicio de su libertad religiosa o política, cuando esta no interfiera con las actividades propias del cargo.
- Despedir o presionar la renuncia de las personas trabajadoras por razones de carácter de enfermedad o afectaciones a la salud mental.
TRABAJADORES MIGRANTES
Estableció la reforma que el estatus migratorio no será impedimento para la exigencia de las garantías laborales y de seguridad social, esto significa que las personas trabajadoras extranjeras sin consideración de su situación migratoria en el país gozarán de las mismas garantías laborales concedidas a las nacionales, salvo las limitaciones que establezcan la Constitución o la Ley.
TENGA EN CUENTA: A los trabajadores extranjeros se le garantizará el acceso a la justicia laboral, por lo que pueden presentar demandas y reclamaciones ante el ministerio del trabajo.
ENTORNOS LABORALES FLEXIBLES.
El empleador podrá adoptar dentro de las políticas de bienestar, entornos laborales flexibles, permitiendo el ingreso a los animales de compañía, específicamente perros y gatos.
TENGA EN CUENTA: El ingreso de animales de asistencia, apoyo emocional o uso terapéutico deberá ser permitido por el empleador o la empleadora siempre y cuando el trabajador o la trabajadora presente el certificado que soporte la necesidad de apoyo físico, psicológico o emocional. El documento deberá ser emitido por un profesional de psicología o psiquiatría.
CONCLUSIÓN
La reforma laboral no solo exige conocer la norma, se debe interpretar y aplicar conforme a los nuevos parámetros introducidos por el legislador, una revisión detallada sobre las practicas que realiza su empresa es la mejor herramienta para prevenir sanciones administrativas, reclamaciones judiciales y desgastes administrativos.
JUAN MANUEL VARGAS ALBA
ABOGADO, AZULA CAMACHO & LONDOÑO ABOGADOS
Bibliografía : Ley 2466 de 2025 – Diario Oficial
[1] Ley 1610 de 2013