POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 1. INTRODUCCIÓN

AZULA CAMACHO & LONDOÑO ABOGADOS SAS, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normatividad vigente en Colombia, ha establecido esta Política de Tratamiento de Datos Personales para regular la  recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de nuestros clientes, proveedores, empleados, colaboradores y/o asociados de negocio, con el fin de garantizar el respeto a la privacidad de los titulares de los datos y el ejercicio efectivo de los derechos que les asisten.

 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política es aplicable a todos los datos personales que recoja AZULA CAMACHO & LONDOÑO ABOGADOS SAS ya sea de forma directa o a través de terceros, en el contexto de la relación comercial, laboral, contractual o de prestación de servicios con sus clientes, proveedores, empleados y asociados de negocio en desarrollo de su objeto social.

3. DEFINICIONES

Las siguientes son las definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” que permitirán conocer el desarrollo de cada uno de los temas planteados en el presente documento:

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
• Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
• Responsable del tratamiento: Persona Natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona Natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la empresa garantiza que el tratamiento de los datos personales se realiza con base en los siguientes principios:

1. Principio de Legalidad: El tratamiento se efectuará conforme a lo dispuesto en la ley y en la autorización previamente otorgada por el titular de los datos.
2. Principio de Finalidad: Los datos personales serán recolectados y utilizados únicamente para fines legítimos previamente informados al titular.
3. Principio de Transparencia: AZULA CAMACHO & LONDOÑO ABOGADOS SAS, garantiza que el tratamiento de los datos se realizará de manera clara y comprensible para el titular, quien tendrá acceso a la información sobre el uso de sus datos.
4. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales no serán utilizados ni divulgados para fines distintos a los establecidos en esta política, salvo autorización expresa del titular o disposición legal.
5. Principio de Seguridad: La empresa adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su alteración, pérdida, consulta, uso no autorizado o acceso fraudulento.
6. Principio de Confidencialidad: Los datos personales serán tratados de manera confidencial, y el acceso a los mismos se limitará a aquellos colaboradores y/o proveedores que necesiten conocerlos para cumplir con sus funciones.

 5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales serán tratados para los siguientes fines, dependiendo de la relación con el titular de los datos:

1. Clientes:

• Gestionar la relación comercial y contractual.
• Proveer productos y servicios solicitados.
• Realizar procesos de facturación, cobros y pagos.
• Enviar comunicaciones sobre nuevos productos, servicios, promociones y ofertas.
• Cumplir con las obligaciones legales y fiscales.

      2. Proveedores:

• Gestionar la relación comercial y contractual.
• Verificar la idoneidad de los productos y servicios suministrados.
• Realizar pagos y cumplir con las obligaciones contractuales.

      3. Empleados:

• Gestionar la relación laboral.
• Cumplir con las obligaciones de seguridad social y parafiscales.
• Realizar pagos de nómina y otros beneficios.

      4. Asociados de negocio:

• Desarrollar y mantener relaciones comerciales.
• Cumplir con los acuerdos contractuales y obligaciones legales.

    6.  VERIFICACIÓN DE LAS LISTAS VINCULANTES PARA TODOS LOS AGENTES DE RIESGO

(Clientes, Proveedores, Empleados, Colaboradores y/o Asociados de Negocio)

En cumplimiento de las disposiciones legales y regulatorias aplicables, AZULA CAMACHO & LONDOÑO ABOGADOS SAS, llevará a cabo la verificación de sus clientes, proveedores, empleados, asociados de negocio y cualquier otro titular de datos personales que participe en las actividades de la empresa, contra las listas vinculantes emitidas por las autoridades competentes y organismos internacionales.

Las listas vinculantes son aquellas que incluyen personas, entidades o sujetos que se encuentran sometidos a medidas restrictivas, tales como sanciones, prohibiciones, o alertas de conformidad con las leyes nacionales e internacionales, especialmente en materia de prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y delitos conexos. Estas listas pueden incluir, pero no se limitan a, listas de personas políticamente expuestas (PEP), individuos o entidades sancionadas por gobiernos o organismos internacionales, y otras listas de control que la legislación aplicable considere pertinentes.

Finalidades de la verificación de listas vinculantes:

1. Cumplimiento normativo: Garantizar que la empresa cumple con la normatividad vigente, en especial con aquellas disposiciones relacionadas con la prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades ilícitas.
2. Seguridad y protección de la integridad de las relaciones comerciales y laborales: Asegurar que la empresa no mantenga relaciones comerciales o laborales con personas o entidades que pudieran involucrarse en actividades ilegales, lo cual podría comprometer la reputación y la legalidad de la organización.
3. Mitigación de riesgos: Reducir los riesgos legales y financieros derivados de la vinculación de personas o entidades que estén involucradas en actividades ilícitas.

      Procedimiento para la verificación:

1. Acceso y consulta de listas vinculantes: AZULA CAMACHO & LONDOÑO ABOGADOS SAS consultará regularmente las listas vinculantes que sean relevantes para su actividad, como las emitidas por la Superintendencia de Sociedades, la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), la Lista Consolidada de Sanciones de las Naciones Unidas, las listas de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) de los Estados Unidos, entre otras entidades o autoridades competentes.
2. Identificación de titulares de datos: Durante el proceso de registro o en la actualización de los datos de los clientes, proveedores, empleados o asociados de negocio, se realizará la comparación de los datos personales con las listas vinculantes. En caso de que un titular de los datos se encuentre en alguna de estas listas, se seguirán los protocolos establecidos por la empresa para la gestión del riesgo asociado.
3. Acción en caso de coincidencia: Si se identifica que un titular de los datos personales aparece en alguna lista vinculante, la empresa procederá conforme a los procedimientos establecidos por la normativa, lo cual puede incluir, pero no se limita a:

• Suspender la relación comercial o laboral.
• Reportar la coincidencia a las autoridades competentes.
• Realizar un análisis exhaustivo del riesgo asociado a la relación.
• Actualización y mantenimiento de registros: AZULA CAMACHO & LONDOÑO ABOGADOS SAS,  mantendrá un registro detallado de las verificaciones realizadas, así como de las acciones tomadas en caso de coincidencias con las listas vinculantes. Estos registros serán conservados de acuerdo con los plazos establecidos por la normativa vigente.

• Responsabilidad del titular de los datos:

El titular de los datos personales se compromete a proporcionar información veraz, exacta y actualizada para facilitar la verificación con las listas vinculantes. En caso de que se identifique algún error o desactualización en los datos proporcionados, la empresa podrá solicitar la actualización de los mismos.

Confidencialidad y seguridad de la información:

Los resultados de las verificaciones contra las listas vinculantes serán tratados de acuerdo con las medidas de seguridad previstas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa, garantizando la confidencialidad de la información y el cumplimiento de las normas legales sobre protección de datos personales.

7. CONSENTIMIENTO Y ACEPTACIÓN

Al proporcionar sus datos personales, el titular autoriza de manera expresa e informada el tratamiento de sus datos personales para la finalidad descrita en esta política que incluye la verificación contra las listas vinculantes, conforme a la legislación colombiana y los procedimientos internos de la empresa

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012:

1. Conocer: Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Acceder: Derecho a acceder gratuitamente a sus datos personales en cualquier momento.
3. Rectificar: Derecho a solicitar la rectificación de datos personales inexactos o incompletos.
4. Eliminar: Derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales cuando considere que no se están cumpliendo los principios establecidos en la ley.
5. Revocar la autorización: Derecho a revocar la autorización y/o solicitud del tratamiento de datos personales, en los casos en los que no exista un deber legal o contractual que lo justifique.

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, el titular de los datos personales podrá comunicarse con el área administrativa de AZULA CAMAHO & LONDOÑO ABOGADOS SAS, a través del siguiente medio:

• Correo electrónico: contacto@azulacamachoabogados.co
• Teléfono: 3222110891
• Dirección: Carrera 13 # 93 – 35 oficina OV414 en la ciudad de Bogotá D.C.,

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre completo del titular.
• Número de identificación.
• Descripción clara y precisa de la solicitud.
• Firma (si aplica) y fecha.

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de los datos para realizar el tratamiento de sus datos personales. Esta autorización será obtenida por cualquier medio a más tardar al momento de recibir la información, incluyendo aunque sin limitarse de manera verbal cuando el titular o su representante se comunique a nuestras líneas de atención al cliente o visite nuestras oficinas de atención. La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades especificas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento y recopilada por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta.

11. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

La empresa ha implementado medidas técnicas, administrativas y físicas necesarias para proteger los datos personales frente a posibles riesgos de acceso no autorizado, uso indebido, alteración o pérdida. Solo aquellas personas debidamente autorizadas tendrán acceso a los datos personales, y la información será tratada de manera confidencial.

12. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y estará disponible para su consulta en todo momento en nuestra página web www.azulacamachoabogados.co

13. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Al proporcionar sus datos personales, el titular de los datos expresa su aceptación y autorización para el tratamiento de los mismos conforme a lo establecido en la presente política. En el caso de que no se otorgue la autorización o se revoque en cualquier momento, se podrá dar por terminada la relación comercial o laboral, según corresponda.

AZULA CAMACHO & LONDOÑO ABOGADOS SAS.